Пошук по сайту


2. Відбір документів з грифом “Для службового користування” для знищення

2. Відбір документів з грифом “Для службового користування” для знищення

Сторінка1/3
  1   2   3
1. Порядок проходження та виконання вихідних документів. Вихідні документи обробляють і надсилають централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів або не пізніше наступного робочого дня. Не допускається надсилання без реєстрації. У реєстраційній картці або в журналі зазначають номер документа, дату реєстрації, заголовок документа і номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

Під час приймання документів від виконавців слід перевіряти: 1) правильність оформлення документа і розміщення реквізитів; 2) правильність зазначення адреси; 3) наявність усіх підписів на документі та додатках; 4) наявність віз на копії, що залишаються в установі; 5) наявність відмітки про додатки; 6) відповідність кількості примірників кількості адресатів.

Документи, що надсилаються одному і тому самому адресатові, вкладають в один конверт; на конверті проставляють номери всіх цих документів та адресу і найменування установи-отримувача. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є автором цих документів; в інші установи надсилають їх завірені копії. Документи, виготовлені в автоматизованій системі, надсилають із супроводжувальним листом в упаковці. Копії супроводжувального листа підшивають до справи на загальних умовах.

2. Відбір документів з грифом “Для службового користування” для знищення. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ДСК”, що не мають ніякої цінності та втратили своє значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, які не мають грифа обмеження доступу. При цьому у графі “Заголовок справ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “ДСК” треба обов’язково подрібнити до стану, що унеможливлює їх прочитання. Після знищення матеріалів з грифом “ДСК” в облікових документах роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)".

Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

3. Оброблення секретної інформації в автоматизованій системі. Перекрити всі канали витоку інформації, використовувати сертифіковане обладнання і т.д. своїми словами...
4. Інформаційні документи. Листи. Реквізити службового листа. Інформаційні документи несуть в собі певну інформацію. Є різні види листів: інформаційні (інформує про якісь факти чи заходи), супровідні (інформує про направлення документів, що додаються до листа), листи-відповіді (в яких дають відповідь), листи-запрошення (в яких пропонується взяти участь в якихось заходах), листи-повідомлення (в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт), листи-нагадування (в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів), гарантійні (в яких гарантується виконання чогось) тощо. Реквізити: герб України; код підприємства чи установи; найменування організації вищого рівня; найменування самої організації; найменування структурного підрозділу; додаткові дані про організацію; дата; індекс; посилання на індекс; адресат; заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст документа; відмітка про наявність додатка; підпис; гриф погодження; візи; відбиток печатки; прізвище виконавця; відмітка про виконання документа; позначка про перенесення на машинний носій; відмітка про надходження.

5. Приймання і облік документів з грифом "Для службового користування". Документи з грифом “ДСК”, що надходять до установи, приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі недостачі певних документів або додатків складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає. Документи “ДСК”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові. У неробочий час документи “ДСК” приймаються черговим працівником, який не розкриває і передає їх під розписку до канцелярії.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи “ДСК”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК". Після реєстрації всі документи підлягають попередньому розгляду, який проводить керівник канцелярії або інша уповноважена особа.

Облік таких документів та видань ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “ДСК” або на картці обліку документів та видань з грифом “ДСК” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції. Облік магнітних носіїв інформації ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації або на картці обліку магнітних носіїв інформації.

Сторінки журналів реєстрації документів треба пронумерувати, прошнурувати та опечатати. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “Для пакетів”.

Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації “ДСК” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”. На кожному зареєстрованому документі чи носії інформації з грифом “ДСК” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження.

Додатково розмножені примірники документа обліковуються за номерами цього документа, про що роблять позначку на розмноженому документі та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше.

6. Обладнання приміщень для зберігання матеріальних носіїв секретної інформації. Для постійного або тимчасового (протягом робочого дня) зберігання матеріальних носіїв секретної інформації приміщення забезпечуються необхідною кількістю сейфів, металевих шаф, а користувачі мають пам’ятку щодо користування сховищем (сейфом, металевою шафою), яке призначене для тимчасового зберігання матеріальних носіїв секретної інформації. Сховища, в яких постійно чи тимчасово зберігаються матеріальні носії секретної інформації, а також ключі від них, обліковуються в РСО у журналі обліку сховищ матеріальних носіїв секретної інформації та ключів від них. На верхній частині сховища необхідно наклеїти табличку, на якій вказати № сховища, відповідальну особу, № печатки, необхідність виносу під час пожежі (в першу або в другу чергу).
7. Класифікація документів. За найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо. За походженням: службові (офіційні) та особисті. За місцем походження: внутрішні та зовнішні. За змістом: організаційно-розпорядчі, організаційні (положення, статути, інструкції тощо), розпорядчі (постанови, розпорядження, рішення, вказівки тощо), інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, плани робот, звіти, доповіді тощо). За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). За строками виконання: звичайні і термінові. За напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку. За стадіями створення: оригінали, копії. За строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання. За технікою відтворення: відтворені рукописними, друкарськими засобами та із застосуванням автоматизованої системи.

8. Друкування документів з грифом "Для службового користування". Розмножують документи “ДСК” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) і під їх відповідальність. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації. Документи “ДСК”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою. Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників.

Друкують документи “ДСК” у друкарському підрозділі установи. Друкування дозволяється також у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця.

Надруковані й підписані документи “ДСК” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік.

9. Проведення службових розслідувань за фактами втрати матеріальних носіїв секретної інформації. Для розслідування факту втрати документів з грифом “Для службового користування” або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника установи призначається комісія, висновок якої затверджує керівник установи. І т.д. своїми словами (повідомити про втрату за 24 години; тривалість розслідування 30 днів, максимум +15 днів)...

10. Реквізити організаційно-розпорядчих документів. 1) Державний герб України. 2) Емблема підприємства, установи, організації. 3) Зображення нагород. 4) Код підприємства, установи, організації. 5) Код форми документа. 6) Найменування організації вищого рівня. 7) Найменування підприємства, установи, організації. 8) Найменування структурного підрозділу. 9) Додаткові дані про організацію. 10) Назва виду документа. 11) Дата. 12) Індекс. 13) Посилання на дату та індекс вхідного документа. 14) Місце складання або видання. 15) Гриф обмеження доступу до документів. 16) Адресат. 17) Гриф затвердження. 18) Резолюція. 19) Заголовок до тексту. 20) Відмітка про контроль. 21) Текст. 22) Відмітка про наявність додатків. 23) Підпис. 24) Гриф погодження. 25) Візи. 26) Печатка. 27) Відмітка про засвідчення копій. 28) Прізвище виконавця і номер його телефону. 29) Відмітка про виконання документа і направлення його до справи. 30) Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 31) Відмітка про надходження документа.

11. Види додатків до документів з грифом "Для службового користування". Види додатків: 1) додатки, що вводяться в дію розпорядчими документами; 2) додатки, що доповнюють основний документ; 3) додатки, що є самостійними документами і надсилаються окремим листом. Також виділяють додатки, що пояснюють зміст основного документа, і затверджені додатки.

12. Підготовка й передача секретних документів на архівне зберігання. Підготовка полягає в організації й проведенні експертизи документів; складанні й оформленні описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню; створення науково-довідкового апарату; оформленні справ. Експертиза проводиться кожного року під безпосереднім керівництвом секретного архівного підрозділу і РСО. За підсумками експертизи цінності документів вносяться зміни до номенклатури справ. Відбір документів з грифом секретності для подальшого зберігання, а також документів для знищення здійснюється на підставі затвердженої номенклатури справ та інших форм обліку. До проведення експертизи цінності всі документи з грифом секретності мають бути сформовані у справи. Під час проведення експертизи виявляються особливо цінні документи на підставі правил і рекомендацій, розроблених Держкомархівом.

Документи та справи з грифом секретності, які були створені в процесі діяльності установи й попередньою експертизою визнані такими, що мають наукову, історико-культурну, практичну цінність, включаються до складу Національного архівного фонду України. Справи постійного й довгострокового зберігання, а також матеріали страхового фонду передаються до секретного архівного підрозділу тільки за описами справ. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) передаванню до секретного архівного підрозділу не підлягають (але бувають і вийнятки).
13. Вимоги до ведення загального діловодства. Усі документи, що надходять до установи приймає канцелярія. Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий установи. У канцелярії розкривають усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис “Особисто”.

Процес реєстрації документів складається із записів ряду конкретних відомостей про документ і його окремих реквізитів. Реєструють документи у журналах (журнальний облік), на картках (картковий) або із застосуванням автоматизованої системи (автоматизований). Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструють в межах групи залежно від назви, виду, автора і змісту. Під час реєстрації документ дістає реєстраційний індекс.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500…600 документів на рік. При картковій реєстрації реєстраційні картки групують в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Автоматизовану реєстрацію документів проводять в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою.

Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії або інша уповноважена особа. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям.

14. Групування документів у справи з грифом "Для службового користування". Документи “ДСК” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи "ДСК". Документи “ДСК” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання. Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів “ДСК” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому до номера справи додається позначка “ДСК”. Якщо ж документ “ДСК” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни.

В установах, у яких створюють незначну кількість документів “ДСК”, може запроваджуватися одна справа із заголовком “Документи з грифом ДСК”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія).

У справах з документами “ДСК” мають бути внутрішні описи.

15. Віднесення інформації до державної таємниці. Формування Зводу відомостей, що становлять державну таємницю. До ДТ відноситься інформація: 1) У сфері оборони. 2) У сфері економіки та науки. 3) У сфері зовнішніх відносин. 4) У сфері охорони державного правопорядку. Не відносять: 1) Про стан довкілля, харчових продуктів та предметів побуту. 2) Про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події. 3) Про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування. 4) Про соціальні показники, стан правопорядку, освіту і культуру населення. 5) Про права і свободи громадянина. 6) Про незаконні дії органів державної влади. ЗВДТ – акт, в якому зведено перелік відомостей, що згідно з рішень державних експертів з питань держ. таємниці становлять державну таємницю у визначених цим законом сферах.
16. Історія діловодства. Діловодство в Київській Русі. Після створення древньоруської держави письменність стала необхідною для ведення листування з іншими державами, а також для укладання міждержавних договорів. Виникла необхідність у складанні заповітів, записах про борги, укладання торгових контрактів, написах на возах про їх призначення тощо. Важливі документи древньоруські князі зберігали (у Софіївському соборі, у Києво-Печерському монастирі) краще ніж коштовності, але через пожежі, міжусобиці, монголо-татарську навалу більша частина пам’яток древньоруських часів загинула. До нашого часу дійшли лише окремі пам’ятки („Остромирово Евангелие”, „Сборник Святослава”, „Слово о законе и благодати”, „Житие Бориса и Глеба”). Всі вони на сьогоднішній день є не тільки пам’ятниками письменності і літератури, але й документами тієї епохи. Одним з древніх та важливих документальних норм права є „Русская правда” (термін „правда” тут означає закон). Цей документ не зберігся, дійшли лише численні копії (XIII ст. і більш пізні). Важливим документом тієї епохи були „княжі устави” і „уроки” (постанови князів фінансового характеру про податки), а також церковні устави. Княжі устави були направлені на доповнення чи укріплення внутрішніх державних норм та порядків („Устав Владимира Мономаха”). Церковні устави мали на меті упорядкувати правове положення церкви у державі, а також церковні суди та забезпечити церкву матеріально. Найбільш важливим історичним документом є „Повесть временных лет”, яка дійшла до нас не в оригіналі, а в більш пізніх списках. В цьому літопису знаходяться відомості про перші міждержавні акти – договорах Русі з Візантіею.
  1   2   3

поділитися в соціальних мережах



Схожі:

Лекція: Ведення документів документів, що містять конфіденційну
Розмноження І розсилання ( відправлення документів )з грифом для "Для службового користування"

Ведення документів з грифом "Для службового користування ": інструкція...
Для службового користування : інструкція до практичної роботи №2 з курсу “Документаційне забезпечення робіт, пов’язаних з захистом...

Навчальна програма для загальноосвітніх навчальних закладів 2-4 класів
Галузь «Технології» в інтеграції з іншими освітніми галузями є базовою для успішного оволодіння молоді практичними навичками користування...

Поліпшення умов для розвитку підприємництва та інвестиційного клімату...
Для зручності користування кожен розділ цього Звіту буде починатися з короткого загального огляду. Детальні подробиці І додаткове...

Пояснювальна записка Мета І завдання навчального курсу Галузь «Технології»
Галузь «Технології» в інтеграції з іншими освітніми галузями є базовою для успішного оволодіння молоді практичними навичками користування...

Знищення І зруйнування пам’яток історії І культури
Умисне знищення, зруйнування чи зіпсування пам’яток історії І культури, взятих під охорону держави, або територій та об’єктів природно-заповідного...

10. система державного правління в україні
Урср, право українського народу на володіння, користування І розпорядження національним багатством, базові принципи майбутньої внутрішньої...

Днпб україни Відділ наукового опрацювання І каталогізації документів...
Усі документи (книги, брошури, журнали та ін.), що надійшли до фонду шкільної бібліотеки, обов'язково опрацьовуються

Всеукраїнський студентський архів
Для українців вона завжди буде національною святинею, не меншою, ніж Падуя чи Болонья для італійців, Оксфорд для англійців, Сорбона...

Відповідає номеру у штатно-посадовій книзі
Нормативними актами встановлено строк зберігання облікових документів — «75р – В». Ігнорувати вимоги щодо оформлення, ведення та...



База даних захищена авторським правом © 2017
звернутися до адміністрації

i.lekciya.com.ua
Головна сторінка